Einladungen verschicken, beantworten und verwalten
Mitarbeiter:innen der Schule (Lehrkräfte, Verwaltung, Schulleitung und Administration) können andere Personen oder Rollen zu einzelnen Terminen einladen. Möglich ist das für private Termine.
Im Termin selbst und den Details der jeweiligen Kalender gibt es eine Übersicht über die Zusagen. Einladungen können in der Monatsansicht, der Wochenansicht und der Listenansicht beantwortet werden
Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick dazu geben.
1. Termin öffnen oder neuen Termin anlegen
Um Einladungen zu verschicken, öffnen Sie entweder einen bereits vorhandenen Termin oder erstellen Sie einen neuen. Einladungen sind für alle Termine möglich, die als Zielgruppe Persönlich haben.
Ist die Zielgruppe Persönlich eingestellt, sehen Sie weiter unten den Bereich Einladungen.
Mit Klick auf das PLUS + erhalten Sie eine Liste der Personen Ihrer Schule.
2. Teilnehmer auswählen
Wählen Sie beliebig viele Teilnehmer:innen aus der folgenden Liste mit Klick auf den Kreis neben dem Namen aus.
Sie können auch die Suchleiste oben und die Filterfunktion einsetzen.
Die Liste der Teilnehmer:innen kann jederzeit erweitert oder gekürzt werden.
3. Abschicken durch Speichern
Die aktuelle Auswahl an Einladungen sehen Sie im Termin im Bereich Einladungen.
Beachten Sie, dass die Einladungen erst mit dem Speichern des Termins versendet werden.
Sie können jederzeit Personen mit Klick auf das X entfernen oder mit PLUS + weitere Personen hinzufügen.
4. Empfangene Einladungen beantworten
Empfangene Einladungen haben gestreifte Farben in der Übersicht und den Termindetails.
In den Termindetails der verschiedenen Kalenderansichten können Einladungen beantwortet werden.
Je nach Antwort wird der Termin anders im Kalender angezeigt.
Hier finden Sie eine Übersicht über die verschiedenen Zustände:
(Anklicken zum Vergrößern)
Die Organisatoren sehen Ihr Update sofort im jeweiligen Termin.
5. Einladungsübersicht
Als Organisator:in können Sie jederzeit in den Termindetails auf einen Blick sehen, wie viele Personen einen Termin angenommen haben.
Mit Klick auf Alle Einladungen anzeigen erhalten Sie eine detaillierte Übersicht.
Hier erkennen Sie personengenau wie die Einladungen beantwortet wurden.
5. Einladungen ändern, erweitern und wieder zurückziehen
Wenn Sie einen Termin mit Einladungen bearbeiten, sehen Sie den aktuellen Status der jeweiligen Personen zu den Einladungen.
Hier können Sie mit Klick auf das PLUS + weitere Personen einladen. Auch ist es möglich bereits versendete Einladungen wieder zurückzuziehen.
Änderungen an Einladungen werden auch hier wieder erst beim Speichern des Termins vorgenommen.
Zusammenfassung
In diesem Abschnitt haben Sie eine Übersicht über die Möglichkeiten von Einladungen im Kalender bekommen.